INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

MODULO DI CONTATTO E RICHIESTA DI RICONTATTO DEL SITO WEB

resa ai sensi degli artt. 12, 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679

Ultimo aggiornamento: 15/09/2026

Indice

Premessa e ambito di applicazione
Titolare del trattamento e punti di contatto
Categorie di dati personali trattati
Finalità del trattamento e basi giuridiche
1. Riscontro alla richiesta e invio della documentazione commerciale
2. Marketing diretto
3. Adempimenti di legge e tutela dei diritti
4. Sicurezza del servizio e prevenzione degli abusi
Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto
Destinatari dei dati personali
Trasferimento dei dati verso Paesi terzi
Periodo di conservazione
Processo decisionale automatizzato e profilazione
Diritti dell’interessato
Modifiche all’informativa

1. Premessa e ambito di applicazione

La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali che INMATICA S.p.A. (di seguito, il “Titolare” o la “Società”) effettua in relazione ai dati conferiti dagli utenti mediante la compilazione del modulo di contatto pubblicato sul sito web [indirizzo della pagina], finalizzato alla richiesta di informazioni commerciali e all’invio della documentazione illustrativa dei servizi (brochure).

L’informativa è resa prima della raccolta dei dati, in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con linguaggio semplice e chiaro, ai sensi dell’art. 12, par. 1, del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, “GDPR”). Essa integra e non sostituisce la privacy policy generale del sito e la cookie policy, cui si rinvia per i trattamenti connessi alla navigazione.

2. Titolare del trattamento e punti di contatto

Titolare del trattamento: INMATICA S.p.A., con sede legale in Viale della Grande Muraglia, 284 – 00144 Roma, C.F./P.IVA 03710631007, PEC inmatica@pec.it, centralino +39 06 6648 3627.

Ufficio Privacy – indirizzo dedicato per l’esercizio dei diritti e per ogni comunicazione in materia di protezione dei dati: privacy@inmatica.it.

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), designato ai sensi dell’art. 37 GDPR, contattabile all’indirizzo dpo@inmatica.it ovvero mediante comunicazione scritta indirizzata alla sede legale del Titolare con la dicitura “Alla cortese attenzione del DPO”.

L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento designati ai sensi dell’art. 28 GDPR è disponibile su richiesta, da inoltrare all’Ufficio Privacy ai recapiti sopra indicati.

3. Categorie di dati personali trattati

Il Titolare tratta esclusivamente i dati personali conferiti volontariamente dall’utente mediante la compilazione del modulo, e segnatamente:

dati identificativi e di contatto obbligatori: nome, cognome, indirizzo di posta elettronica;
dati facoltativi: denominazione dell’organizzazione di appartenenza;
contenuto libero del campo “Messaggio”, comprensivo di ogni ulteriore informazione che l’utente decida autonomamente di inserire;
dati tecnici di trasmissione (indirizzo IP di origine, data e ora di invio, esito dei controlli anti-abuso), trattati per finalità di sicurezza e per la dimostrazione della liceità del trattamento.

Avvertenza. Il modulo non è destinato alla raccolta di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR (tra cui dati relativi alla salute, convinzioni religiose o filosofiche, opinioni politiche, appartenenza sindacale, vita o orientamento sessuale), né di dati di cui all’art. 10 GDPR. Si invita pertanto l’utente a non inserire informazioni di tale natura nel campo libero “Messaggio”. Qualora tali dati venissero comunque conferiti, saranno cancellati senza ritardo, salvo che risultino strettamente necessari al riscontro della richiesta.

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

4.1 Riscontro alla richiesta e invio della documentazione commerciale

I dati sono trattati per dare seguito alla richiesta dell’utente, per l’invio della brochure e della documentazione illustrativa richiesta, per la formulazione di preventivi e proposte commerciali e per ogni attività ad essa strumentale.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR – esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato. Qualora l’utente agisca in qualità di referente o dipendente di una persona giuridica, la base giuridica è individuata nell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, consistendo il legittimo interesse del Titolare nella gestione dei contatti commerciali e nella corretta instaurazione del rapporto d’affari; tale interesse è stato oggetto di bilanciamento con i diritti e le libertà dell’interessato, esito del quale è documentato negli atti del Titolare.

Per questa finalità non è richiesto né raccolto alcun consenso: il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per consentire il riscontro.

4.2 Marketing diretto

Previo rilascio di uno specifico e distinto consenso, liberamente espresso mediante l’apposita casella di spunta non preselezionata presente nel modulo, i dati di contatto potranno essere trattati per l’invio di comunicazioni promozionali, materiale informativo, inviti a eventi e webinar, newsletter e indagini di soddisfazione relative ai servizi del Titolare, mediante posta elettronica e altri sistemi automatizzati di comunicazione.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. a), GDPR e art. 130, commi 1 e 2, del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal D.lgs. 101/2018. Il consenso è facoltativo, revocabile in qualsiasi momento senza pregiudizio per la liceità del trattamento effettuato prima della revoca (art. 7, par. 3, GDPR) e il suo mancato rilascio non pregiudica in alcun modo il riscontro alla richiesta di cui al punto 4.1 né l’invio della brochure.

4.3 Adempimenti di legge e tutela dei diritti

I dati potranno essere trattati per adempiere a obblighi previsti da leggi, regolamenti o normativa unionale (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR) nonché per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale, sulla base del legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, e art. 9, par. 2, lett. f), GDPR ove ricorrano dati particolari).

4.4 Sicurezza del servizio e prevenzione degli abusi

I dati tecnici di trasmissione sono trattati per garantire la sicurezza del sito e del modulo, prevenire invii automatizzati e abusivi e conservare evidenza della liceità del trattamento e dell’eventuale consenso prestato, in attuazione degli artt. 5, par. 2, 7, par. 1, 24 e 32 GDPR. Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, oltre che lett. c) per gli obblighi di sicurezza.

5. Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto

Il conferimento dei dati contrassegnati con asterisco è necessario per dare seguito alla richiesta: il mancato conferimento comporta l’impossibilità per il Titolare di riscontrare la richiesta e di trasmettere la documentazione richiesta. Il conferimento dei restanti dati e del consenso di cui al punto 4.2 è facoltativo e il rifiuto non produce alcuna conseguenza sulla gestione della richiesta.

6. Destinatari dei dati personali

I dati sono trattati dal personale del Titolare autorizzato ai sensi degli artt. 29 GDPR e 2-quaterdecies del D.lgs. 196/2003, appositamente istruito e vincolato a riservatezza, limitatamente alle funzioni commerciali, marketing e sistemi informativi.

I dati possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari, designati ove ricorra il caso responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR:

fornitori di servizi di hosting, manutenzione e gestione del sito web: Siteground;
fornitori di servizi di posta elettronica, CRM e gestione delle campagne di comunicazione: Microsoft;
consulenti e professionisti di cui il Titolare si avvale per finalità amministrative, contrattuali e di tutela legale;
autorità giudiziarie, forze dell’ordine e pubbliche amministrazioni, nei casi previsti dalla legge e nei limiti da questa stabiliti; in tali ipotesi non è richiesto il consenso dell’interessato.

I dati personali non sono oggetto di diffusione né di comunicazione a terzi per finalità promozionali proprie di questi ultimi. Il Titolare comunica ai destinatari esclusivamente i dati necessari al raggiungimento delle specifiche finalità cui sono destinati, nel rispetto del principio di minimizzazione (art. 5, par. 1, lett. c), GDPR).

7. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

I dati personali sono trattati e conservati su infrastrutture ubicate nel territorio dell’Unione europea / dello Spazio economico europeo. Qualora si renda necessario un trasferimento verso un Paese terzo, esso avverrà esclusivamente in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione europea ai sensi dell’art. 45 GDPR ovvero, in mancanza, sulla base delle Clausole contrattuali tipo adottate con decisione di esecuzione (UE) 2021/914 ai sensi dell’art. 46, par. 2, lett. c), GDPR, previa valutazione dell’effettivo livello di tutela nel Paese di destinazione e adozione delle eventuali misure supplementari necessarie.

8. Periodo di conservazione

In attuazione del principio di limitazione della conservazione (art. 5, par. 1, lett. e), GDPR), i dati sono conservati per i seguenti periodi:

dati conferiti per il riscontro alla richiesta, ove questa non evolva in un rapporto contrattuale: 12 mesi dall’ultimo contatto utile, decorsi i quali sono cancellati o anonimizzati;
dati confluiti in un rapporto contrattuale: per la durata del rapporto e successivamente per i termini prescrizionali e di conservazione documentale applicabili, ivi compreso il termine decennale di cui all’art. 2220 c.c. per le scritture contabili;
dati trattati per finalità di marketing: 24 mesi dal rilascio del consenso o dall’ultimo contatto utile, salvo revoca anticipata, coerentemente con le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali in materia di attività promozionale (provv. 4 luglio 2013, doc. web n. 2542348);
dati tecnici di trasmissione e log di sicurezza: 6 mesi, salva la necessità di conservarli ulteriormente per l’accertamento di illeciti;

evidenze del consenso prestato e della versione dell’informativa resa: per tutta la durata del trattamento e, successivamente, per il tempo necessario a dimostrarne la liceità ai sensi dell’art. 7, par. 1, GDPR.

9. Processo decisionale automatizzato e profilazione

Il Titolare non effettua, in relazione ai dati raccolti mediante il modulo, processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sull’interessato o che incidano in modo analogamente significativo sulla sua persona ai sensi dell’art. 22 GDPR.

10. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei limiti e alle condizioni previste dalla normativa, i seguenti diritti:
• accesso ai propri dati personali e alle informazioni di cui all’art. 15 GDPR;
• rettifica dei dati inesatti e integrazione dei dati incompleti (art. 16 GDPR);
• cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17 GDPR;
• limitazione del trattamento nelle ipotesi di cui all’art. 18 GDPR;
• portabilità dei dati trattati sulla base del consenso o del contratto con mezzi automatizzati (art. 20 GDPR);
• opposizione, per motivi connessi alla propria situazione particolare, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse (art. 21, par. 1, GDPR), nonché, in qualsiasi momento e senza necessità di motivazione, al trattamento per finalità di marketing diretto (art. 21, par. 2 e 3, GDPR);
• revoca del consenso prestato, in qualsiasi momento e con la medesima facilità con cui è stato reso, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca (art. 7, par. 3, GDPR).
Le istanze possono essere rivolte all’Ufficio Privacy all’indirizzo privacy@inmatica.it e/o al DPO all’indirizzo dpo@inmatica.it. Il Titolare fornisce riscontro senza ingiustificato ritardo e, comunque, entro un mese dal ricevimento dell’istanza, prorogabile di ulteriori due mesi ove necessario tenuto conto della complessità e del numero delle richieste (art. 12, par. 3, GDPR). L’esercizio dei diritti è gratuito, salve le ipotesi di richieste manifestamente infondate o eccessive (art. 12, par. 5, GDPR).
L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia, 11 – 00187 Roma; protocollo@gpdp.it; PEC protocollo@pec.gpdp.it) ai sensi dell’art. 77 GDPR e dell’art. 141 del D.lgs. 196/2003, ovvero di adire l’autorità giudiziaria ai sensi dell’art. 79 GDPR e dell’art. 152 del D.lgs. 196/2003.

11. Modifiche all’informativa

Il Titolare si riserva di aggiornare la presente informativa in conseguenza di mutamenti normativi, organizzativi o tecnologici. La versione vigente è sempre pubblicata sul sito web unitamente al modulo; ogni revisione è identificata da numero e data e conservata a cura del Titolare ai fini della dimostrazione della conformità.